Att använda föreningens ekonomiska resurser på ett effektivt sätt är viktigt. Därför bör man se till att verksamheten planeras väl. Föreningens verksamhetsidé, som nämns i stagarna utgör den centrala grunden för verksamhetsplaneringen. Med verksamhetsidén som utgångspunkt fastställs målsättningarna samt utformas riktlinjerna för verkställandet av de här målen. Verksamhetsplanens ekonomiska konsekvenser upptas i föreningens budget.
Verksamhetsplan
Verksamhetsplaneringen som resulterar i en verksamhetsplan kan inledas i följande skeden:
- evaluering av hot och möjligheter i verksamhetsomgivningen: hur skall utmaningarna mötas och hoten avvärjas och vilka chanser skall tas.
- evaluering av den pågående verksamheten: finns det någonting som flyttas till följande år
- fastställande av målsättningarna för följande verksamhetsår. Målsättningarna måste korrelera med de ekonomiska resurserna och det är viktigt att definiera alla åtgärder för alla målsättningar.
En verksamhetsplan kan innehålla t.ex. en utvärdering av de allmänna verksamhetsförutsättningarna, verksamhetsplaner enligt verksamhetsområde (mål, åtgärder, uppföljning), anskaffningar samt en händelsekalender.
Budget
Efter att den preliminära verksamhetsplanen är klar, görs en budget. I budgeten uppskattas kostnaderna för den verksamhet som har planerats samt de intäkter som eventuellt finns. Som utgångspunkt i en budget är
1) en uppskattning av de ekonomiska effekterna av de i verksamhetsplanen föreslagna åtgärderna.
2) utvecklingen av inkomsterna och utgifterna från tidigare års bokslut.
Verksamhetsplanen och budgeten är inte enbart viktiga för föreningen självt utan de behövs även när understöd och bidrag söks. Bidragsgivaren vill se hur det eventuella bidraget kommer att användas och hur stor del av kostnaderna täcks av bidraget. Samtidigt vill bidragsgivaren få en uppskattning av verksamhetens eller projektets effekter. Det är av betydelse att alla föreningens dokument är tydliga, klara och väl planerade. Man kan ju se dessa handlingar som ett visitkort för föreningen. Slutligen utvärderas dock hur väl verksamhetsplanen och budgeten har varit lyckade i föreningens eller organisationens verksamhetsberättelse och bokslut. I föreningar är det även centralt att vara medvetna att samhället är föränderligt och att verksamhetsomgivningen inte hålls statisk runtomkring oss. Att kunna möta det kan då vara en utmaning. Men med konkreta målsättningar och planer är det lättare. Välplanerat är hälften gjort!
På Undervisnings- och kulturministeriets hemsida www.minedu.fi hittar du mera information